Personvernerklæring for OPTI Kompetanse AS

Innledning

OPTI Kompetanse AS er opptatt av å beskytte og respektere personvernet ditt i samsvar med EUs personvernforordning (2016/679) av 27. april 2016 (General Data Protection Regulation, GDPR).

I denne personvernerklæringen forklarer vi når og hvorfor vi samler inn personopplysninger, hvordan disse brukes, og under hvilke omstendigheter vi kan dele dem med andre. Vi beskriver også hvordan vi ivaretar sikkerheten til personopplysningene.

Erklæringen gjelder bruk av våre tjenester, samt aktiviteter knyttet til kundeservice, undervisning, markedsføring og administrasjon. Den gjelder også for enkeltpersoner som søker jobb eller oppdrag hos OPTI Kompetanse AS.

Om OPTI Kompetanse AS

OPTI Kompetanse er en nasjonal kursleverandør som tilbyr nettbasert og stedlig voksenopplæring innen flere fagområder, både for privatpersoner og virksomheter.

Når samler vi inn personopplysninger om deg?

Vi samler inn personopplysninger når du:

Kontakter oss for informasjon om kurs via nettsiden, e-post, telefon eller sosiale medier.
Bestiller kurs via vår nettside, direkte hos rådgiver, via tillitsvalgt eller via samarbeidspartnere.
Deltar på kurs, eller henvender deg med spørsmål i etterkant.
Søker jobb eller sender inn CV som instruktør, fagperson eller administrativ ansatt.

Når kan opplysninger deles?

Vi deler dine opplysninger kun når det er nødvendig:

Med instruktører som trenger informasjon for å gjennomføre undervisning.
Med tredjepartsleverandører for utstedelse av kursbevis eller sertifikater.
I forbindelse med administrasjon av betalinger, fakturering, innfordring eller kredittsjekk.
I forbindelse med søknad om stipend eller andre økonomiske støtteordninger
Med aktuell fagforening når spørsmål rund det enkelte medlems deltakelse på kurs gjør dette nødvendig.
Med tredjepartsleverandør som driver datastøtte og IKT.

All datadeling er begrenset til det som er nødvendig og basert på berettiget interesse, lovkrav eller avtale med deg.

Formål med innsamling av personopplysninger

OPTI Kompetanse bruker dine personopplysninger til:

Å levere kurs og tjenester du har meldt deg på.
Å søke om og sørge for inndrivelse av økonomisk støtte til deltakelse i undervisning.
Å følge opp henvendelser og gi relevant kundeservice.
Å sende informasjon om kursene du har meldt deg på, eller har vist interesse for.
Å sende markedsføringskommunikasjon (krever samtykke).
Å gjennomføre spørreundersøkelser og evaluering av kurs.
Å oppfylle våre juridiske og kontraktsmessige forpliktelser.
Å behandle jobbsøknader og CV-er.

Hjemmel for behandling av personopplysninger

Vi behandler personopplysninger på følgende grunnlag:

For å oppfylle en avtale med deg som deltaker eller kunde.
Basert på berettiget interesse, f.eks. for å følge opp kundehenvendelser.
Når du har gitt oss samtykke til å sende deg markedsføring.
For å oppfylle rettslige forpliktelser, som dokumentasjon av kursdeltakelse.

Hvilke personopplysninger samler vi inn?

Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, personnummer, medlemsnummer i fagforening, dator for innmelding i fagforening, arbeidsgiver og stilling.
Kommunikasjon via e-post, telefon, chat og eventuelle innsendte dokumenter.
IP-adresser og brukeraktivitet i våre systemer og på nettsiden.
Informasjon gitt i søknadsprosesser, inkludert CV og søknadsbrev.

Vi samler ikke inn sensitive personopplysninger eller unike identifikatorer med mindre det er strengt nødvendig og du har samtykket gjennom aktiv deling.

Lagring av opplysninger

Personopplysninger lagres kun så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, samt for å:

Svare på henvendelser og gi nødvendig support.
Overholde lovpålagte krav.
Behandle klager eller juridiske krav.

Når opplysningene ikke lenger er nødvendige, slettes de på en sikker måte. Noen data kan anonymiseres for statistiske formål.

Dine rettigheter

Du har rett til:

Innsyn i hvilke personopplysninger vi har lagret om deg.
Å be om retting av feilaktige eller utdaterte opplysninger.
Å be om sletting av opplysninger vi ikke lenger har behov for.
Å trekke tilbake samtykke til markedsføring når som helst.
Å be om begrensning av behandling under visse omstendigheter.
Å motsette deg behandling basert på berettiget interesse.
Å få dine opplysninger overført til deg i et maskinlesbart format.

Henvendelser om personvern og rettigheter sendes til:

post@optikompetanse.no

Bruk av informasjonskapsler (cookies)

Vi bruker informasjonskapsler på våre nettsider for å:

Forbedre brukeropplevelsen.
Analysere bruksmønstre og trafikk.
Forbedre sikkerhet og drift av nettstedet.

Informasjonskapsler kan samles inn gjennom verktøy som Google Analytics og lignende. Disse identifiserer deg ikke personlig, men kan kombineres med annen informasjon ved samtykke.

Du kan når som helst endre eller trekke tilbake samtykke til informasjonskapsler via nettleserens innstillinger.

Deler vi dine opplysninger med tredjeparter?

Vi deler ikke personopplysningene dine med tredjeparter uten ditt samtykke, med unntak av:

Leverandører som bistår med administrasjon og gjennomføring av kurs.
Systemleverandører (f.eks. regnskap, læringsplattformer).
Offentlige myndigheter når det kreves av lovgivningen.
Organisasjoner som administrerer økonomisk støtte (f.eks. LOs kompetansefond).
Leverandører som bidrar med teknisk bistand og IT.

Alle våre databehandlere er underlagt databehandleravtaler i tråd med GDPR.

Endringer i erklæringen

OPTI Kompetanse forbeholder seg retten til å endre denne personvernerklæringen ved behov. Ved vesentlige endringer vil vi informere om dette via vår nettside eller direkte til deg dersom det er relevant.

Klageadgang

Dersom du mener vi behandler dine personopplysninger i strid med gjeldende regler, kan du sende klage til oss eller direkte til Datatilsynet: